Obtenha o que você precisa de seus clientes
Você deve usar o Action Register para listar o que você precisa do cliente? Sim! Na minha empresa de web design, colocamos os itens que precisamos do cliente no Action Register como tarefas atribuídas ao cliente.
Está muito claro o que é necessário, o que foi fornecido, quem precisa fornecer e quando devemos esperar isso deles. Além disso, minimizamos a quantidade de documentos de gerenciamento de projetos disponíveis. Na sua reunião inicial, você revisaria o que precisa ser feito analisando o Registro de Ações com seu cliente.
Melhor gerenciamento de projetos
Todos os clientes com os quais fizemos isso ficaram impressionados com nossa organização, atenção aos detalhes e determinação em torná-la uma experiência tranquila, dedicando tempo para configurar esse processo. Você precisa revisar cada item da tarefa com o cliente e confirmar quem está fazendo o quê e quando. O cliente pode pedir alguns ajustes se tiver medo de não conseguir cumprir o prazo de uma tarefa. Isso é realmente bom. Isso significa que o cliente está considerando cuidadosamente como eles podem cumprir seus compromissos com você e o sucesso do projeto.
Assim que estiver de acordo com essas tarefas, você estará pronto para iniciar o trabalho porque estabeleceu as bases que facilitam e promovem o comprometimento para o restante do projeto.
Gerencie melhor as expectativas
Após o início, você precisa de uma maneira de continuar a gerenciar as expectativas na execução do projeto. Mesmo que você tenha trabalhado em um cronograma inicial no início, ele provavelmente se tornará irrelevante assim que algo inesperado acontecer.
Vou listar os diferentes tipos de expectativas e identificar como o Action Register as trata para nós. Período de tempo Como o Action Register mostra uma data de início e uma data de término para cada tarefa, fica claro quando uma tarefa deve ser iniciada e quando deve ser concluída. Se algo afetar o horário de início e término de uma tarefa, isso pode ser alterado, com a concordância do cliente.
Prioridade: Todo projeto tem uma limitação de recursos, seja dinheiro, tempo, pessoas, uma combinação dessas coisas, seja o que for. Quando se trata disso, você precisa priorizar as tarefas sempre que ocorrerem eventos inesperados. No Action Register, você pode ajustar facilmente as datas de início e término para priorizar as tarefas. Você também pode usar as colunas Horas Reais e Valor em $ para contabilizar quanto trabalho você já tem, para mostrar a você e ao cliente se ou como incluir uma nova tarefa.
Escopo É inevitável que o cliente ou sua equipe descubram a necessidade de adicionar algumas novas tarefas além do que já foi acordado e aprovado. Conteúdo relacionado: Quer saber como minimizar a adição de novas tarefas em seus projetos (em termos de gerenciamento de projetos: fluência de escopo)? Leia sobre como evitar trabalho fora do escopo de clientes irracionais. Ao listá-los como novos itens de linha no Registro de Ações, eles se tornam tarefas separadas a serem tratadas.
Se precisar de aprovação do cliente para realizar a tarefa, você pode colocar a Estimativa em Horas (ou $ Valor ) e definir o status como “Precisa de Aprovação” e certifique-se de revisar na próxima reunião.
O cliente então tem a oportunidade de entender completamente o efeito de adicionar a nova solicitação. Tivemos clientes que tendem a adicionar mais e mais ajustes ao projeto e esperam que o mesmo prazo aconteça.
Uma vez que começamos a colocar as horas estimadas e quanto custaria para concluir as novas tarefas, nossos clientes faziam essas solicitações com mais cuidado, pois viam como isso poderia afetar o tempo de conclusão do projeto, exigir que eles fizessem mais trabalho ou adicionar custos ao projeto. Faturamento Já teve um cliente que disse “Eu não sabia que ia ser cobrado por isso” ou “Eu não sabia que isso custaria tanto” . Acontece.
Talvez você não tenha sido claro. Talvez o cliente não se lembre. Seja qual for o caso, você pode evitar isso, e nós temos, usando o Action Register como a espinha dorsal da execução do projeto e revisando-o regularmente com o cliente.
As colunas Estimativa em Horas e/ou Valor em $ deixam totalmente claro qual será o custo. A coluna Status deixa claro se algo foi aprovado ou não. Responsabilidade Como falamos acima, ao atribuir cada tarefa a uma pessoa, fica claro quem deve fazer o quê.
Não há mais, “Bem, eu pensei que Jessica estava fazendo isso” e “Eu não sabia que deveria fazer isso”.
Se alguém não está fazendo seu trabalho ou saiu da equipe, suas tarefas podem ser reatribuídas a outra pessoa. Acompanhando os detalhes Há também uma coluna de comentários para adicionar detalhes sobre os itens da tarefa. Use esta coluna para quaisquer detalhes adicionais sobre o que você e o cliente concordaram especificamente.
Você pode evitar ou minimizar as situações “Achei que funcionaria de forma diferente” adicionando comentários esclarecedores ao Registro de Ações. Caso em questão: temos alguns clientes que são perfeccionistas. É fácil para eles ter uma nova ideia para ajustar algo sobre seu projeto sem perceber que essas ideias podem exigir muitas horas de trabalho adicional.
Esse cenário acontecia com frequência e nos pesava. Uma vez que empregamos o Action Register em nossas reuniões semanais, ficou óbvio para o cliente que essas novas tarefas nem sempre se encaixam no contrato do projeto. O cliente então concordaria que alguns de seus novos pedidos não eram realmente tão importantes, ou pelo menos eles estariam bem em fazê-los mais tarde.
O que aconteceu? Ao detalhar todas as tarefas desejadas no Registro de Ações, deixamos claro como o dia o que estava na lista a ser feito e os recursos necessários para realizá-las. O cliente pôde ver claramente quando há um problema e ofereceu uma solução para priorizar alguns em detrimento de outros.
