Em uma escala mais ampla, a taxa de falha do projeto no nível da indústria é igualmente assustadora. Com base em relatórios recentes sobre falhas de gerenciamento de projetos em vários setores de tecnologia, você tem grandes projetos de TI indo pelo ralo devido ao excesso de orçamentos, horas extras e resultados inexpressivos para mostrar; uma impressionante falta de confiança e fé no sucesso de um projeto; e cerca de 43% a 70% dos projetos abandonados nos últimos 12 meses. O que esses números estão aludindo é a importância de se manter no prazo e dentro do orçamento para que um projeto tenha chance de ser bem-sucedido.
Gastar centenas de dólares e grande parte do seu tempo em um projeto que não está gerando resultados sempre o deixará querendo jogar tudo fora e começar de novo. Além disso, se você tiver clientes ou partes interessadas na linha, o fracasso do projeto pode afetar você e seus negócios. É um risco que você pode não estar disposto a correr.
Como você gerencia e conclui um projeto enquanto permanece dentro do prazo e do orçamento? O que você pode fazer para evitar que esses problemas afetem seu projeto?
1. Faça metas e objetivos do projeto SMART.
A necessidade de metas e objetivos claros tem sido reiterada várias vezes, mas muitos projetos falham devido à falta de clareza e uma forte compreensão do escopo do projeto. Sem uma direção clara, o projeto pode ir em direções diferentes e fazer com que você gaste mais tempo e dinheiro apenas para voltar aos trilhos. Crie e anote as metas e objetivos do seu projeto desde o primeiro dia.
Mantenha-os SMART : S-específicos, M-acessíveis, A-atingíveis, R-elevant e T-time-bound.
Dessa forma, as metas do seu projeto são claras, realistas, viáveis e projetadas para trazer os resultados desejados dentro do prazo.
2. Monte uma equipe que acredita no seu projeto.
Pesquisas mostram que as maiores barreiras para o sucesso do gerenciamento de projetos estão, na verdade, enraizadas em fatores de pessoas, mudança de mentalidade, desacordos, falta de comunicação etc. tornando-o bem-sucedido, mesmo que isso signifique lembrá-lo de suas próprias tendências de se desviar do plano original. A variedade de ideias e sugestões são inevitáveis e vale a pena ter a mente aberta.
Mas, no final das contas, tudo se resume a quão confiável e dedicado cada membro é aos objetivos centrais do projeto.
3. Ter as melhores habilidades para o projeto.
Ter um designer de produto, diretor de arte e especialista em marketing parece profissional e impressionante, mas seus papéis e responsabilidades devem ser claros, necessários e cruciais para o projeto. Se e quando você decidir trazer novas pessoas, tome medidas extras para selecionar e selecionar pessoas com as habilidades certas para cada componente principal do projeto.
4. Faça um anúncio público.
Qualquer pessoa pode iniciar e terminar um projeto quando ninguém os responsabiliza por isso. Mas, quando você tem uma dúzia ou mais de pessoas esperando para ver o que seu projeto tem a oferecer, você é pressionado a cumprir o prometido. Dê a si mesmo esse empurrão indo a público com seu projeto.
Compartilhe com seu público, converse com seus amigos e colegas sobre isso ou anuncie para seus assinantes. A urgência de aparecer pode ajudá-lo a se concentrar e trabalhar duro para terminar seu projeto.
5. Defina um cronograma de projeto realista.
A última coisa que você precisa são prazos perdidos e expectativas frustradas. Você não quer pressionar sua equipe de projeto com prazos irreais, nem decepcionar seus clientes/clientes por não entregar no prazo. A melhor maneira de evitar isso é definir prazos realistas e datas de entrega que estejam em sintonia com o roteiro do projeto.
Agora você tem a oportunidade e a confiança para criar, refinar e apresentar um ótimo produto.
6. Comunicação consistente.
Quando novos recursos são lançados, o feedback do cliente é fator de desenvolvimento e novas ideias são lançadas regularmente, a comunicação consistente se torna ainda mais crucial para o sucesso de um projeto. Mais importante, você e os membros de sua equipe devem se sentir confortáveis o suficiente para expressar qualquer preocupação, fazer perguntas e sugerir soluções. A realização de reuniões regulares mensais ou bimensais do projeto é uma boa maneira de estabelecer essa abertura.
